Senkit sem tanítanak meg gazdálkodni az idejével. Szerencsére rengeteg olvasnivaló, elérhető tananyag, sőt civil kezdeményezés is igyekszik tenni ez ellen. Két célból szoktak az emberek időmenedzsment technikákat kipróbálni-megtanulni: vagy több szabadidőt szeretnének, vagy a munkaidejüket szeretnék hatékonyabban beosztani. Néhány embernek ez bejön, néhánynak nem. Ez vajon miért van?

A hatékony személyiségtípusok

Válasz: mert nincs egy egyetemes, mindenkinek tökéletes rendszer. Muszáj személyre szabni a lehetőségeinket, tekintettel a saját gondolkodásunkra, az erősségeinkre és a munkakörnyezetünkre. Van, aki próbál erre figyelni, viszont nem tudatosan válogatja össze a saját gyakorlatait és módszereit. Hajlamosak vagyunk kizárni a természetes ösztöneinket, mert elárasztanak minket a kipróbált, tutibiztosnak mondott programok, módszerek, amiket tanácsadók vagy egyéb nagy tudású emberek vallanak a legjobbnak. Ha saját magadra szabott legjobb módszereket szeretnél kialakítani, első lépésben tudnod kell, hogy te milyen hatékonysági típusba tartozol. Ezután választhatsz ennek megfelelő eszközöket és módszereket.

A priorizáló

prior

Priorizáló vagy, ha mindig logikus, elemző a gondolkodásod, és tényeken alapuló döntéseket hozol. Annak érdekében, hogy növeld a hatékonyságod, leméred minden egyes feladatod teljesítési idejét, ezáltal pontosabban tudod beosztani a napjaidat és heteidet. Soha nem tűzöl ki magad elé olyan célokat, amelyeket nem szeretsz, viszont a kitűzött céljaidat biztos, hogy teljesíted.

Annyira rá tudsz feszülni a végrehajtásra, hogy kevés időt töltesz azzal, hogy kitaláld, hogyan teljesítsd. Néha irányításmániásnak és követelőzőnek tűnsz, vagy akár az erős versenyszellemedről ismernek. Nem szereted a céltalan csacsogást, a hiányzó adatokat, vagy a túlzott személyeskedős  beszélgetéseket. Az e-mailjeid csak pár mondatosak, amennyi éppen elég a szükséges információk közléséhez.

Egy csapatban te vagy a

  • legjobb elemző
  • kritikus gondolkodó és logikus problémamegoldó
  • leginkább célorientált, határozott

Amit próbálj ki:

  • 42Goals: követi a napi céljaidat és jegyzi a napi tevékenységeidet.
  • Daytum: segít összegyűjteni, kategorizálni, és rendszerezni mindenféle adatodat.
  • Moosti: Pomodoro-technikán alapuló időzítő. Hasonló az e.ggtimer.com.
  • Wunderlist: online to-do lista. Hasonlóak:  Trello, Todoist, Habitica (Ezen sírni fogsz. Tényleg.).
  • Analóg: a kedvenced a jegyzettömb és színes kiemelő.

A tervező

A tervező az a csapattag, akinek a szeme a boldogságtól könnyes, ha szervezhet, tervezhet. A gondolkodása részletekbe menő, szekvenciális. Habár elsőre Priorizálónak tűnhet, egy Szervező hajlamos elmerülni egy projekt részleteiben, ellenben a Priorizálóval, aki a projekt azon részeire koncentrál, amelyek segítenek neki pontosan és gyorsan elvégezni a feladatot.

Egy Tervező nem a spontaneitásáról híres, és előfordul, hogy kihagy lehetőségeket, mivel nem szokott eltérni a tervtől. Gyakran olyan feladatokat is felír a to-do listájára, amit már elvégzett, csak azért, hogy kihúzhassa. Imádja az időzített feladatokat és a lépésekre bontott terveket, és szereti is követni ezeket. Arra törekszik, hogy mindenki foglalkozzon a saját részfeladatával, a teljes átellenőrzést ő végzi. Utálja azokat a meetingeket, ahol nincs előre megbeszélt menetrend. Az e-mailjei részletesek, gyakran tartalmaznak felsorolásokat és pontos utasításokat.

Egy csapatban te vagy

  • a leggyakorlatiasabb és cselekvés-orientáltabb
  • az, aki megtalálja azokat a részleteket, amiken a többiek átsiklanak
  • az, aki az adatokat és a részfeladatokat gyűjti, követi és karbantartja

Amit próbálj ki:

  • Toodledo: Egyedi listákat hozhatsz létre, akár megbeszélések vázlatait, és naptárba is rendezheted az ezekhez tartozó feladatokat.
  • HabitForge: Ez egy szokás-kialakítás segítő eszköz. Az ereje abban van, hogy folyamatosan számon kér, be kell jelentkezned és elszámolnod a vállalt lépésekkel.
  • Objectiveli: valós idejű célkövetés és -kezelés.
  • Analóg: szövegkiemelők, ügyesen címkézett mappák, tolltartók, és minden olyan tárgy, ami a rendszerezettséget segíti.

A szervező

Egy Szervező gondolkodása inkább támogató, érzelmi vetülete is van, és nagyon kifejezően adja át a gondolatait. Ő a tökéletes csapatjátékos, aki minden munkatársával megtalálja a közös hangot. Tehetsége van a beszédhez, többnyire ő vezeti a megbeszéléseket. A Szervezők a legbeszédesebbek: imádják a sztorikat, a szemkontaktust, a vélemények kifejezését. Ha emailt küldenek, általában cc:-znek valakit benne, és a saját munkaidejüket is megszabják, hogy mikor hagynak időt a csacsogásra.

Egy csapatban te vagy az, aki

  • meglátja a többiek hozzáállását az adott témához, sőt érted a hozzáállásuk mögötti motivációikat is
  • Kezdeményezed és vezeted a csapaton belüli interakciókat
  • Keresed és végül “eladod” az ötleteket

Amit próbálj ki:

  • focus@will: Ez egy agykutatáson alapuló zeneszolgáltatás, ami segít koncentrálni a tanulásban-munkában.
  • stickk: Ez is egy remek szokáskialakító oldal minden szükséges tulajdonsággal. Plusz: ha nem teljesíted a kitűzött részfeladatokat, az oldal szól a haverjaidnak. Éljen a külső nyomás!
  • workshifting: Több területet is érintő oldal. ha új munkát keresnél, ez segít elindulni és tervezni.
  • Redbooth: A Redbooth egy összetett kollaborációs és kommunikációs platform, amihez rengeteg más szoftvert és alkalmazást becsatornázhatsz: Outlook,Gmail, DropBox, Evernote, és még rengeteg mást is.
  • Analóg: ez talán elsőre furán hangzik, de használj olyan jegyzetfüzetet, ami vizuálisan és tapintásra is kellemes, akár vonalazás nélkülit, sőt különböző színű tollakkal is írhatsz bele.

A látnok

A Látnok a teljes folyamatot és tervet nézi mindig, szereti az integráló, elemző gondolkodást. Nyomás alatt brillírozik, és rekordsebességgel elunja magát, ha nem foglalkozhat egyszerre több különböző projekttel. Ő az, aki meglátja és megérti a részfeladatok közti kapcsolatokat. Mivel szereti a teljes képet látni, hajlamos átsiklani részletek felett. Az spontaneitása és pillanatszerű döntései remek ötleteket adhatnak a csapatnak, ugyanakkor tévútra is viszi őket így néha. A Látnok jó eséllyel évek óta nem látta az asztallapját, mert mindig tele van pakolva. Az emailjei általában hosszúak, tele mindenféle kiforratlan ötletkezdeménnyel.

Egy csapatban te vagy a

  • legnagyobb innovátor, a változás motorja
  • problémamegoldó
  • tag, aki remekül tudja vizionálni a jövőt, új lehetőségeket látsz meg, amelyeket könnyen átültetsz a gyakorlatba

Amit próbálj ki:

  • Lifetick: Jól kinézős bakancslista, egyéni és csoportos/családos opciókkal.
  • iThoughts HD: Ez egy elmetérkép eszköz, amikből egyébként Dunát lehetne rekeszteni. Próbálj ki többet, az apró finomságok miatt lehet, hogy neked másik jön be.
  • AdBlock Plus: Blokkolja a felugró reklámokat, mert téged idegesítenek a legjobban.
  • ZenPen: Ha sokat írsz (esetleg grafomán vagy), akkor a ZenPen hasznos lesz: a világ legzavarásmentesebb (van ilyen szó?) gépelő felülete.
  • Offline: többszínű post-itek, színes mappák, mindenféle színű tollak, hatalmas whiteboard-ok.

A halogató

Na, ezt majd később megírom.

***

Ez a felosztás sem egyetemes, de kiindulási alapnak elég. Irányt ad, hogy milyen típusú eszközöket használj, de ne ragadj le egy típusnál: próbáld ki mások eszközeit is. Végül azt használd tovább, amelyik tényleg passzol hozzád.

Függetlenül attól, hogy a fenti kategóriák közül melyikbe sorolnád magad, a GTD módszertan talán hasznos lehet (Szántó Péter tollából átfogóbb, angol cikk), nézd meg (nem eszközöket javasol kipróbálásra, hanem szemléletmódot, és ehhez olyan eszközt használsz, ami neked tetszik). Ez sem fenékig tejfel azonban, Görög Ádám a GTD árnyoldalait fejtegeti.

Te mivel egészítenéd ki? Használsz valamit, amiről mi nem szóltunk?

Categories: Produktivitás

2 Comments

Különbség csapatépítés és csapatépítés között « Kollektíva · 2017-04-19 at 10:28

[…] és nem akarnak ollót döfni a másik hátába, jó lenne, ha értenének például valamilyen időmenedzsment rendszer használatához […]

Miért nem lett semmi az ötletből? 7 kifogás szűkös időkre « Kollektíva · 2017-05-21 at 17:08

[…] a Rescue Time, én is ezt használom. A világháló tele van time management blogokkal és bejegyzésekkel, érdemes végigböngészni őket, mert hasznosak tudnak lenni. Ezer | meg | egy példát tudnék […]

Vélemény, hozzászólás

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Nem engedheted meg, hogy lemaradj.

A legfrissebb tippek, trükkök, technikák saját magad és a csoportod fejlesztéséhez - ezt adja a Kollektíva.