Előbb-utóbb mindannyiunk életében eljön az a pillanat, amikor túl sok mindent kellene a fejünkben tartani. Valamit biztos elfelejtünk: a napi teendők közül a csekkbefizetést, egy sales folyamatban visszajelzést küldeni a megrendelésről, egy verseny szervezésében egyeztetni a zsűrivel – milliónyi példát tudnál te is azonnal mondani még. Mit lehet tenni? Rendszerezni.

Digitális bélyeggyűjtemény

Képzeld el, hogy bélyegeket gyűjtesz. Ezerféle minta, százféle országból, felbecsülhetetlen értékben. Annak érdekében, hogy áttekinthetőbb legyen a gyűjtemény, egy hatalmas füzetbe tesszük az összes bélyegünket. Egy oldalra csak olyan bélyegek kerülnek, amik azonos országból származnak. Az első sorban a történelmi eseményekhez kapcsolódó darabok vannak, a második sorban híres emberek, a harmadikban pedig az egyéb bélyegek.

A Trello ugyanígy épül fel, csak az oldalakat Tábláknak (Board), a sorokat Listáknak (List), a gyűjtendő dolgokat pedig Kártyáknak (Card) hívjuk.

Miért szeretjük a Trello-t?

Ha elhatároztad, hogy szervezettebben szeretnél élni és dolgozni, akkor jó eséllyel mindegy, hogy milyen alkalmazást vagy honlapot használsz hozzá, ha egyáltalán használsz. Mi többet is kipróbáltunk, és a Trello jött be leginkább, de másnak a ToDoIst vagy épp az Asana fekszik jobban.

A következőkben amellett, hogy a Trello funkcióit és beállításait bemutatjuk, igyekszünk mindig leírni, hogy mit milyen elgondolás alapján teszünk. Így – ha végül más programot is választasz – ki tudod találni azt a rendszert, amely számodra megfelelő lesz. Vágjunk is bele!

Rajt!

A Trello egy ingyenes, rugalmas és látványos eszköz, hogy megszervezz bármit bárkivel.

Ezzel fogad minket az alkalmazás, ha felmegyünk a honlapjára: www.trello.com.

Első lépések

Ha meglátogatod a Trello honlapját, két út áll előtted: vagy regisztrálsz, vagy pedig a már létező Trello fiókoddal belépsz. A belépés ugyanúgy megy, mint bármely más honlapnál.

Ha új felhasználóként regisztrálsz, akkor ha van Google-fiókod, regisztrálhatsz azzal két kattintással, vagy fél perc alatt kitöltöd a név, email cím, jelszó mezőket. A megerősítő email küldése után már birtokba is veheted a saját, különbejáratú Trello fiókodat, gratulálunk!

A regisztráció után a Trello megkérdezi, hogy szeretnél-e csapatot létrehozni. Ez nem kötelező, ha egyedül szeretnél tevékenykedni, vagy már létező csapathoz fogsz csatlakozni a fiókoddal, egyszerűen hagyd ki ezt a lépést.

Személyes táblák

Most egy ehhez hasonló képet kell látnod a monitorodon:

Az Üdvözlő tábla az első “könyv”, amibe a saját dolgaidat gyűjteni tudod, kattints rá! A következő oldalon lévő elrendezés mutatja a tábla tartalmát.

A Trello jó fej, már be is pakolt neked pár információt. A szürke oszlopok (Kipróbálandó dolgok, Már kipróbált dolgok) olyan listák, amelyekre valamilyen alapon összetartozó feladatcsomagokat lehet összegyűjteni.

Célszerű végigböngészni a fehér színű téglalapokat – ezek az úgynevezett kártyák, amelyek segítenek nagyobb csoportokba rendezni az információinkat. A jobb oldali Menüre most nem lesz szükségünk, kattints a mellette lévő kis x-re és zárd be!

A projektjeink számontartására több stratégiát is választhatunk. A következő feladatban az egyik legegyszerűbb felosztást használtuk:

  • egy listába gyűjtöttük az összes projektünket,
  • külön ki tudjuk emelni azokat a projekteket, amelyekkel aktuálisan foglalkozunk, ezek kerülnek a Folyamatban listára,
  • és ha egy projekttel elkészülsz, átkerül a Kész listára.

Gyakorló feladat

  1. Új tábla létrehozása: Kattints a jobb felső sarokban, a neved melletti plusz jelre, majd kattints a Tábla készítése gombra!
  2. A Cím mezőbe tudod beírni az új tábla nevét, ez most legyen Munka. Kattints a Létrehozás gombra!
  3. Következő lépésként az új Munka tábládon egyből a Lista hozzáadása mező aktív. Hozz létre 3 listát: Gyűjtő, Folyamatban, Kész.
  4. Ha a fenti lépéseket elvégezted, akkor veregesd meg a vállad, megtetted a második lépést a szervezettség felé!

Akármilyen felosztást vagy listákat is készítesz, tartsd szem előtt, hogy a folyamatban lévő projekteket különítsd el az összes többitől!

Kártya trükkök

Minden lista legalján található egy Kártya hozzáadása gomb. Ha erre rákattintasz, adj egy nevet az adott kártyának, és már kész is!

Általánosságban elmondhatjuk, hogy egy ötletből akkor lesz feladat, ha van felelőse és határideje. A kártyák azért hasznosak, mert mindegyikhez lehet felelőst, határidőt és részletes listát írni az elvégzendő részfeladatokról. Ez segít nyomon követni minden projektünket. A következő kép egy frissen létrehozott kártya felépítését mutatja:

A kártya leírása tárolhat minden olyan információt, ami az adott projekthez tartozik: írhatsz ide egy kisregényt, egy telefonszámot, magyarázószöveget a listádhoz, akármit.

PRO tipp: ha szeretnéd formázni a szöveget a leírásban, megannyi lehetőséged van erre. A Súgóban találsz részletes leírást, ide csak az általam leggyakrabban használt formázásokat másoltam be.

A lámpacsere egy többnyire egyszerű folyamat. Kezeljük most projektként, amit nekünk kell megcsinálni jövő hét végéig, és írjuk össze, milyen részfeladatok szükségesek a teljesítéshez!

Gyakorló feladat

  1. A Gyűjtő listán hozz létre egy Lámpacsere nevű kártyát!
  2. Fogd meg és húzd át a Lámpacsere kártyát a Gyűjtő listáról a Folyamatban listára!
  3. Kattints a Lámpacsere kártyára!
  4. A Hozzáadás oszlopban kattints a Tagokra, és rendeld hozzá önmagad az adott kártyához!
  5. A Hozzáadás oszlopban kattints a Határidőre, és válaszd ki a következő hét péntekét!
  6. A Hozzáadás oszlopban kattints a Listára! Névnek írd be, hogy Teendők, és kattints a Hozzáadásra!
  7. A Teendők listán add hozzá a következő elemeket:
    1. Vedd elő a létrát
    2. Vedd elő az új villanykörtét
    3. Kapcsold le az áramot a helyiségben
    4. Mássz fel a létrára
    5. Csavard ki a kiégett égőt
    6. Csavard be az új égőt
    7. Mássz le a létráról
    8. Próbáld ki az új égőt
    9. Pakold el a létrát

PRO tipp: ha készítesz egy felsorolást Word-ben vagy Excel-ben, és listába akarod tenni egy kártyán, akkor jelöld ki az összes felsorolt elemet, kattints a kártyán a lista Elem hozzáadása mezőjébe, illeszd be (Ctrl+V), és üss entert. Így egyesével új elemként fogja bepakolni a listára a teendőket.

A fentiekben az történt, hogy létrehoztál egy projektet, azaz feladatcsoportot felelőssel és határidővel. A Trello okos, és mindig szól azokról a feladatokról, amelyeket hozzád rendeltek (ha az email értesítéseid így vannak beállítva, akkor mailben is szól, de a Trello kezdőlapján jobbra fent a harang piros színű lesz, ha új értesítésed van). Ha mindent helyesen csináltál, nagyjából így néz ki most a Lámpacsere kártya:

Kezdd el kipipálni az elemeket a listán. Mi történik?

Ha kész vagy az összes elemmel, akkor a határidő jelölőnégyzetét pipáld ki! Így zöldre változik, és már tábla nézetben is látni fogod, hogy nincs vele több dolgod.

Kész feladatok

Amennyiben befejeztél minden részfeladatot egy kártyán és kipipáltad a határidőt is, tedd át a Kész listára. Én itt két dolgot szoktam tenni:

  • ha már soknak tűnik a Kész listán a kártyák száma, akkor egyesével archiválom a kártyákat (kártya megnyit, jobbra a Műveleteknél az utolsó az Archiválás), vagy
  • minden napra új Kész listát készítek (adott dátumot is beleírom a lista nevébe, például Kész_2017-03-04), és a nap végén a teljes listát archiválom (a lista neve melletti három pöttyre kattints, utolsó gomb a lista archiválása).

Te tedd azt, amelyik neked kényelmes.

Érdekel a folytatás? Két kattintásra vagy tőle.

Letöltöm az ebook-ot!

 

Related Posts

Módszertan

“Minden érdekel” – Mit jelent, ha valaki multipotenciális? 2. rész

Néhány hete írtam egy bejegyzést azokról, akik képtelenek huzamosabb ideig egyetlen területtel foglalkozni. Nem lustaságból teszik, ők másképp látják a világot. Örültem annak, hogy pozitív visszhangja volt, és két kérdést feszegettek, akik olvasták: hogyan lehet Read more…

Gamification

Kérdőív játékosítás: hozd ki a maximumot a kérdőívedből!

A kérdőív játékosítás, és vele együtt ez a cikk is kifejezetten neked szól, ha kevesen töltik ki a kérdőíved, sokan elkezdik, de félbehagyják a kitöltést úgy érzed, hogy a kapott válaszok véletlenszerűek, vagy nem relevánsak Read more…

Módszertan

A befolyásolás és meggyőzés titka: Kölcsönösség és Elköteleződés

A napokban láttam egy roppant érdekes előadást, melyben Dr. Robert Cialdini pszichológus megosztja kutatási eredményeit a befolyásolás és meggyőzés terén. Először csak az előadásmódja ragadott meg (nagy mosoly; lassú, érthető beszéd), azonban hamar rájöttem, hogy mondanivalója Read more…

Nem engedheted meg, hogy lemaradj.
A legfrissebb tippek, trükkök, technikák saját magad és a csoportod fejlesztéséhez - ezt adja a Kollektíva.
A feliratkozással hozzájárulok, hogy a Kollektíva hírlevelet küldjön számomra a legújabb tartalmaikról és képzéseikről, és elolvastam az Adatvédelmi tájékoztatót.