Célok, mutatók, mérőszámok: innen tudod, hogy sikeres volt-e a projekted

Ha valaha tanultál (vagy tanítottak neked) projektmenedzsmentet, akkor bizonyára találkoztál Peter Drucker nevével. Druckerről annyit kell tudnod, hogy ő a menedzsment Mózese: milliók követik a tanításait, és teszik így hatékonyabbá a saját munkájukat, cégüket, életüket. Drucker mondta azt, hogy ha valami nem mérhető, akkor nem is irányítható. Bólogatnunk sem kell, hogy tudjuk, ebben mind egyetértünk.

Nem véletlen, hogy amikor játékosítunk valamit, akkor rögtön a gondolkodás elején kap helyet a célok és mérőszámok meghatározása. Célok, mutatók, mérőszámok – használjuk mindegyik kifejezést, gyakran egymás szinonimájaként, azonban ez nem mindig szerencsés. Ez három különböző fogalom, amit ha egyszer megértesz, akkor sokkal könnyebb lesz két dolog:

  1. kitalálni a projekted célját és meghatározni a mérőszámaidat, illetve
  2. nyomon követni a folyamatot a cél eléréséig.

Tegyük ezeket a kifejezéseket a megfelelő fiókba, aztán pedig nézzük meg néhány példát a használatukra.

Mi a különbség cél, KPI és mérőszám között?

Michael Tarnowski meghatározása mentén:

CÉL az, amit megpróbálsz elérni. Ehhez valamilyen minőségi változás kell: jobb élet, sikeresebb cég, hatékonyabb oktatás.

KPI vagy mutató az, ami segít eldönteni, hogy elérted-e az adott célt. Leadott kilók, növekvő profit, javuló jegyek – céltól függően valamilyen mérhető paraméter (az angol Key Performance Indicator rövidítése).

MÉRŐSZÁM az, ami a KPI számszerűsített értéke. Leadni 30 kilót, 10%-kal nagyobb profit az előző negyedévhez képest, 1 jeggyel jobb átlageredmény – ezek lehetnek a mérőszámaid.

Minden egyes tanácsadáson, előadásban, fórumon mondjuk (ráadásul nem csak mi), hogy egy projektnek egy célja legyen. Ez azért fontos, mert egy célhoz több KPI és több mérőszám is tartozhat. Így képzeld el ezeknek a kapcsolatát:

Mire kell figyelni a pontos meghatározásnál?

Ha változtatni, fejleszteni szeretnénk egy folyamaton vagy terméken, akkor ez a változtatás általában egy igény megfogalmazásával indul. Ez lesz a fejlesztés célja. Ezt 2-3 szóban meg tudjuk fogalmazni és ha megfigyeled, akkor mindig egy jelzős szerkezetet használunk: 

  • egészségesebb élet
  • halogatásmentes munka
  • magasabb minőség

Ha van egy ilyen igényed, akkor írd fel valahova mint elérendő célt! Egyelőre megfelel ez a pontosság. A következő teendő az, hogy keresünk mérhető tulajdonságokat, amivel eldönthetem, hogy közelebb kerültem-e a célhoz.

Amellett, hogy ez a tulajdonság mérhető, az is fontos, hogy hatással legyünk rá. Ha a célod az nagyobb szájhigiénia, akkor KPI lehet a fogaid száma és a fogmosások gyakorisága is, hiszen mindkettő mérhető. A fogaid száma viszont nem változik (nem tudok elképzelni olyan helyzetet, ahol a szándékos őrlőfogszám-változtatás hatékony volna), ellenben a fogmosások számát könnyen befolyásoljuk.

A példa kedvéért maradjunk az egészségesebb életnél, mint kitűzött célnál. Ahhoz, hogy ezt elérjük, többféle megfigyelhető tulajdonságot, vagyis KPI-t felsorolhatunk, a teljesség igénye nélkül:

  • vérnyomás
  • pulzus
  • rendszeres testedzés
  • táplálkozás (több zöldség-gyümölcs)
  • testtömeg
  • kalóriamérleg

Amikor elkészül ez a lista, akkor gyorsan végigszaladunk rajta és két csoportba szedjük a felírt elemeket: az egyikbe kerülnek azok a tételek, amelyekre közvetlen hatásunk van, a másikba pedig azok, amelyekre nem közvetlen a hatásunk (származtatott, valami másból számoljuk általában vagy más tulajdonság függvénye).

Így a közvetett csoportba kerül a vérnyomás és a pulzus (ha ideges vagy, ezek felmennek, és például lassú légzéssel tudod változtatni, ilyenkor a légzésszám a közvetlen) a testtömeggel és a kalóriamérleggel. A rendszeres testedzés és a táplálkozás pedig a közvetlen csoportba kerül. Én ezután meg szoktam nézni, hogy melyik közvetlen tulajdonságot melyik közvetettel tudom összekötni.

Papíron seperc alatt megvagy ezekkel a lépésekkel – a fenti példánál valami ehhez hasonló eredményünk van most (ha nagyon szigorú akarsz lenni, akkor a testtömeg és a kalóriamérleg is összefügg):

Minden tétel, ami eddig a listán szerepel, mérhető. Ezzel a két csoportra osztással viszont egy brutálisan hasznos lépést tettünk meg:

  • ha egy tulajdonságra közvetve vagyunk hatással, akkor annak a változását kell figyelnünk vagy megmutatnunk a játékosnak (azaz visszajelzést adunk a változásról)
  • ha egy tulajdonságra közvetlenül vagyunk hatással, akkor a triggerekkel olyan cselekvéseket kell kiválasztanunk, amelyek ezt a hatást elérik

Ha még nem mélyedtél el a viselkedéstervezésben vagy nem ismered a KOJAK módszertant, akkor egy kis szómagyarázat:

kívánt cselekvés: azok a tevékenységek, amelyekre szeretnénk rávenni az ügyfeleket, követőket, érdeklődőket (vásárlás, megtekintés, tartalomfogyasztás, edzésre járás például)

trigger: olyan (általában külső) információ, amely szól az embereknek, hogy mi a következő cselekvés, amit várunk tőlük

visszajelzés: információ, amit az embereknek adunk arról, hogy egy cselekvést hogyan vagy milyen minőségben teljesítettek

Ha a cél az egészségesebb élet, akkor folyamatos visszajelzést adhatunk például a testtömegről, a kalóriamérlegről és a vérnyomásról, miközben a megfelelő táplálkozásra és a testedzésre próbáljuk rávenni az embereket.

Ezután már csak egyetlen lépést kell tennünk: pontosítani a mérőszámokat. Ezt úgy tehetjük meg, hogy a közvetlenül befolyásolható KPI-okat (testedzés száma, étkezés) ellátjuk egy mennyiséggel és egy dátummal. Ismerős ez a gondolat valahonnan?

Legyél okosabb, mint a célod

Nem meglepő, hogy dereng valami, hiszen a S.M.A.R.T. célkitűzés pont erre való – és most már talán látod, hogy esetünkben a S.M.A.R.T. nem célkitűző módszer, hanem mérőszám pontosító eszköz.

Eszerint egy jó “cél” 5 tulajdonsággal rendelkezik (sokan sokféleképp fejtik ki az egyes betűket, nekem ez szimpatikus):

  • pontos (Specific): minél részletesebben érdemes fogalmazni
  • mérhető (Measurable): legyen benne valamilyen mennyiség, amit el akarunk érni
  • elérhető (Achieveable): képesek legyünk megtenni a cselekvést, ami a célhoz vezet
  • releváns (Relevant): érdekeljen minket a cél, különben csak halogatjuk
  • időhöz kötött (Time-bound): ekkorra kell elérnem a célt

Ami ebből véleményem szerint a legfontosabb, az a mérhetőség és az időhöz kötöttség.

Egy jól megfogalmazott mérőszámban mindig van egy szám és egy dátum.

A testedzés esetében egy lehetséges megfogalmazás lehet az, hogy hetente kétszer 1 órát jógázok 3 hónapon keresztül. A táplálkozásnál egy lehetséges megfogalmazás lehet az, hogy a következő hónapban minden nap eszek zöldséget, vagy éppen, hogy nem eszek fehér lisztből készült ételeket (trükkös, mert itt a lisztmentesen telt napok számát kell figyelni).

Hogyan működik ez a logika játékosított környezetben?

Mostanság gőzerővel az egyetemi kurzusomon dolgozom, így egy oktatási példán keresztül mutatom meg, hogy egyben hogy néz ki ez a célkitűzős móka.

#1 A CÉL a féléves kurzus során az, hogy a jobb megértésre ösztönözzem a srácokat.

A teljes félév menetét nem kell nulláról kitalálnom: a diákok jelentkeznek órára, rendszeresen bejárnak, valamilyen szempont szerint értékeljük őket (például pontrendszerrel), és a végén kapnak valamilyen jegyet.

#2 Milyen mérhető tulajdonságai vannak a megértésnek?

Ide több mindent is felsoroltam magamnak: órai részvétel (ha nem érdekel ésvagy nem értem, nem járok be), teljesített feladatok száma, megszerzett pontok száma, önként vállalt feladatok száma, zh eredménye, aktív órai munka, év végi osztályátlag.

Ebből csoportosítottam a közvetlenül, illetve közvetve befolyásolható tulajdonságokat (közvetlen: teljesített feladatok száma, megszerzett pontok száma, önként vállalt feladatok száma). Ezeket aztán összekötöttem másik csoportban lévő elemekkel, hogy lássam, egy-egy tulajdonság melyik másikra van hatással.

#3 Melyikből mennyit kell elérni?

A fentiek mind számszerűsíthető KPI-ok vagy mutatók. Érdemes előbb a közvetettekhez rendelni egy-egy számértéket, és aztán elgondolkodni, hogy a közvetlen elemekből mennyi kell ahhoz (ez a mérőszám szintű megfogalmazás, a harmadik lépés), hogy a közvetett is teljesüljön. Az osztályátlag például 4,0 felett legyen, az órai részvétel pedig átlagosan 80% felett (igen, relatív mennyiségeket is megadhatunk).

Ekkor találtam ki, hogy remekül támogathatná ezeknek a KPI-oknak megvalósulását, ha extra jutalmakat tennénk a rendszerbe, ezért kreáltam néhány jelvényt. A jelvények amellett, hogy jutalmak, vizuális visszajelzős rendszerek. Ha bizonyos feltételek teljesülnek, akkor kapja meg egy játékos. Például ha 3 egymást követő órán megjelenik, akkor kap egy jelvényt. Ilyen módon a jelvények is KPI-nak tekinthetőek, amelyekre közvetve van hatásunk, és visszajelzés adására szolgálnak.

Ahány ház, annyi szokás

Egy egyszerűbb folyamatnál bőven elég a S.M.A.R.T. szerint megfogalmazni a célt. Az egészségfejlesztés terén például rendkívül hatékony tud lenni, ha magunkat szeretnénk egyszerűen egészségesebb életmódra nevelni.

Azonban ha egy picit komolyabb projektünk van, több tulajdonságot kell mérnünk és figyelnünk, többféle visszajelzést kell adnunk, akkor érdemes szétbontani cél-KPI-mérőszám szerint azt, ami a fejünkben van. Amikor legközelebb (újra)tervezel egy folyamatot, akkor szánj pár percet erre a módszerre – próbáld ki, maximum nem áll kézre és nem használod többet.

konyv_mockup_landing

hasznos, amit olvasol?

El se hinnéd, mennyi hasznos ötlet és módszer van még, amit megismerhetsz és felhasználhatsz. Írtunk egy könyvet a témában, hogy mégis elhidd. Érdekel?

Írtunk egy brutálhasznos , ingyenes e-bookot a témában.

Érdekel?

Játékosítás kezdőknek (vállalkozás verzió)

Készítettünk egy e-bookot a gamificationről azért, hogy te ne csak értsd, de használni is tudd a munkádban. Hova küldhetjük?

Kérjük, ezt a mezőt is legyen szíves kitölteni!
Az adatvédelmi nélkül sajnos nem lesz az igazi.
Kérjük, ezt a mezőt is legyen szíves kitölteni!

Vigyázunk az adataidra. Adatkezelési tájékoztatót itt.

Játékosítás kezdőknek (oktatói verzió)

Készítettünk egy e-bookot a gamificationről azért, hogy te ne csak értsd, de használni is tudd a munkádban. Hova küldhetjük?

Kérjük, ezt a mezőt is legyen szíves kitölteni!
Az adatvédelmi nélkül sajnos nem lesz az igazi.
Kérjük, ezt a mezőt is legyen szíves kitölteni!

Vigyázunk az adataidra. Adatkezelési tájékoztatót itt.